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Il Prodotto

Il CRM (Customer Relatioship Management) è una filosofia di business centrata sul cliente volta a sostenere le attività di marketing, vendite e servizi; traccia e guida le attività che un’azienda svolge per mantenere i propri clienti,  trovarne dei nuovi e renderli più profittevoli. Migliora e ottimizza le relazioni con i clienti, i partner e le altre entità con cui l'azienda è in contatto, correlando tutte le informazioni tra i diversi soggetti e automatizzando i processi di business.

Schede Clienti, Fornitori, Partner e Dipendenti

Le applicazioni di CRM hanno consentito di superare il vecchio approccio alla memorizzazione dei dati di clienti e fornitori in scomodi, poco aggiornati e spesso duplicati fogli di excel e documenti di word; l'approccio con vtiger consente di riunire tutte le informazioni relative alle entità con cui l' azienda entra in contatto in schede tra loro collegate, in modo da renderne più facili la consultazione e la modifica.

Per esempio potete inserire un'azienda cliente con tutti i contatti ad essa collegati, le opportunità di vendita, le fatture emesse e questi collegamenti logici non appariranno soltanto come un nome, ma saranno link attraverso cui potrete continuare la navigazione verso altre informazioni correlate, permettendovi di svolgere il vostro lavoro più efficacemente.

Inoltre, le sofisticate funzioni di configurazione del prodotto vi permetteranno di configurare le schede a vostro piacimento, proteggendo i dati in funzione dei ruoli aziendali.

Gestione Processo di Vendita

Vtiger permette di semplificare la gestione del processo di vendita in tutte le sue fasi, consentendo una migliore collaborazione tra le diverse funzioni aziendali e facendo così trasparire un' immagine di azienda efficiente e ben organizzata. Vtiger consente di tracciare l'intero processo, dalla rilevazione di una opportunità, alla formulazione di una offerta/preventivo, fino alla registrazione dell'ordine e, volendo, della relativa fattura. Tracciando il processo di vendita è possibile:

  • disporre di una dettagliata visione del passato, del presente e del futuro

  • analizzare e migliorare l'organizzazione, evidenziando eventuali inefficienze e ottimizzando le attività di tutte le risorse coinvolte

  • aumentare la soddisfazione dei Clienti e migliorare le relazioni con essi

Gestione Avanzata di Processi di Business (BPM) e Workflow

Vtiger rende più efficaci ed efficienti i processi aziendali, permettendo una migliore comunicazione tra le diverse funzioni aziendali e organizzando le azioni che i diversi gruppi devono effettuare per interagire su comuni enità di business.

I moduli di reportistica e di business intelligence permettono di visualizzare informazioni oggettive sullo stato dei processi aziendali e consentono di investigare sulle misure più adeguate per migliorarne l'efficienza e la qualità, mentre il modulo Workflow permette l'automatizzazione di determinate attività (ad esempio con la creazione di eventi in risposta al verificarsi di determinate condizioni, l'invio di mail in automatico, etc.).

Campagne di Marketing, Gestione Eventi e Mass-mail

Vtiger fornisce un calendario molto integrato con gli altri moduli, è possibile creare eventi e condividerli con altri colleghi, associandovi anche entità esterne all'azienda (un esempio tipico potrebbe essere la creazione di un meeting organizzato da un gruppo di venditori con un insieme di clienti interessati).

Permette inoltre la creazione di campagne di marketing con funzioni avanzate quali lo svolgimento di determinate azioni su più entità contemporaneamente, come la modifica di informazioni o l'invio di email.
L'integrazione con i centralini telefonici Asterisk consente inoltre di supportare i servizi di telemarketing.

Client Web e Mobile

Vtiger è stato progettato fin dalle origini per operare con una interfaccia web. Per utilizzare lo strumento è quindi sufficiente disporre di una connessione internet e di un browser quale Internet Explorer, Safari, Firefox o Chrome. Vtiger quindi può essere utilizzato, come una qualsiasi altra applicazione internet, da qualsiasi postazione:

  • dall'ufficio

  • da casa

  • da dispositivi mobile

Pur essendo dunque già fruibile sugli smartphone dotati di un semplice browser, gli sviluppatori di vtiger hanno recentemente realizzato anche delle “apps” sviluppate ad-hoc per specifici dispositivi mobile (iPhone, iPad, Android): queste applicazioni, oltre a migliorare l'esperienza d'uso, consentono di utilizzare il prodotto anche off-line, ovvero senza connessione internet.

 
Business Intelligence, Reportistica e KPI

Vtiger mette a disposizione un modulo di “reportistica” e business intelligence facilmente configurabile e discretamente potente, che permette di tenere sempre sotto controllo diversi indicatori delle performance aziendali.

Inoltre, l'utente può personalizzare a piacere la propria home, in modo da avere sempre sotto controllo i principali indicatori di performance (KPI) che possono interessarlo sotto forma di cruscotti (dashboard). La possibilità di personalizzare tutte le liste di entità, scegliendo quali informazioni visualizzare e filtrando i dati a piacere, costituiscono un altro importante fattore volto a migliorare il controllo e la facilità di utilizzo dello strumento.

Supporto Post-Vendita ed Help-Desk

Vtiger mette a disposizione strumenti per il supporto al cliente, gli operatori potranno creare e aggiornare ticket per la segnalazione di problemi sui prodotti o tracciare interventi ed attività di supporto. Mediante il modulo workflows si possono anche automatizzare semplici regole di ticket escalation e di gestione di processi di assistenza a più livelli di help desk. Con le funzioni di reportistica, gli altri strumenti di analisi dei dati e le dashboard si possono creare sistemi di controllo dei livelli di servizi (SLA).

Il modulo FAQ (Frequently Asked Questions), per poter rispondere con prontezza alle domande della clientela, inoltre può essere abilitato un modulo (Customer Portal) con cui si permettere a specifici clienti di visualizzare qualcuna di tali informazioni.

Il Customer Portal ed il Mail Scanner consentono l'attivazione automatica delle chiamate.

 
Mail Integrata

Vtiger permette una elevata integrazione con i servizi di posta aziendali. Ad esempio, è possibile integrare il prodotto con il proprio client di posta attraverso appositi plug-in in grado di integrarsi con i più diffusi client di posta, quali Thunderbird e MS Outlook.

Vtiger possiede inoltre uno strumento per l'invio automatico di messaggi di posta e per l'effettuazione di spedizioni multiple (mass-mail) con campi personalizzati (ad esempio, in ogni messaggio si possono definire campi che saranno sostituiti con il nome e il cognome del Cliente).

Infine, i mail scanner possono ricevere automaticamente dei messaggi di posta e scatenare specifiche azioni in funzione del contenuto, come ad esempio la creazione di un ticket o di una attività specifica.

Sicurezza e Gestione degli Accessi

Il sistema di sicurezza e gestione degli accessi di Vtiger è molto sofisticato ed altamente personalizzabile, in modo di adattarsi a tutte le sigenze del Cliente. Il sistema può riprodurre tutti i ruoli aziendali e fissare i criteri di accesso ai dati e alle funzioni del sistema con una estrema granularità.

E' possibile definire sia quali parti dei moduli che quali entità ad essi afferenti un utente è autorizzato a visualizzare, con la possibilità di garantire eccezioni speciali per certi utenti o gruppi. Questo consente di rendere in formato digitale un analogo della gerarchia di ruoli e funzioni presenti nella specifica azienda.

Gestione Documenti

La presenza di un gestore documentale permette la creazione di allegati di qualunque tipo alle schede delle entità con cui l'azienda si relaziona. La sofisticata gestione della sicurezza consente di gestire la visibilità ed i permessi di accesso. Ne deriva che vtiger, pur non essendo considerabile un DMS (document management system) vero e proprio, aumentando la disponibilità di informazioni quali documenti, disegni tecnici, fotografie ecc, può risolvere molte esigenze aziendali e migliorare l'efficienza di molte attività.

Ad esempio, ad un Cliente possono essere allegati i disegni tecnici relativi a certe specifiche lavorazioni tecniche, ad un ordine il relativo documento scannerizzato, ad un dipendente i relativi documenti word e le certificazioni. Essendo web-based, i documenti potranno essere facilmente accessibili anche da remoto, e si potranno fare degli upload e download anche da remoto. 

Integrazione con il proprio Gestionale Aziendale

Alcune aziende possono desiderare l'esistenza di copie delle informazioni memorizzate in vtiger per permetterne l'uso anche in altre applicazioni, oppure, al contrario, spesso è il CRM che deve attingere ad altri database per alimentare alcune delle sue strutture dati. Ciò può essere temporaneo, tipico di una fase di migrazione dei propri sistemi aziendali, o un'esigenza relativamente stabile nel tempo; ad esempio, entità cone i Clienti, gli Articoli e i Listini possono necessitare di costanti allineamenti tra le applicazioni azie

Per questi motivi, in aggiunta alle funzioni di importazione ed esportazione fornite nativamente da vtiger, la e-Soft sta portando avanti un progetto per la realizzazione di nuovi strumenti di sincronizzazione tra vtiger e le più diverse applicazioni e database. Se siete interessati a queste funzionalità vtiger Integrator potrebbe essere ciò che state cercando.